AUDIT SISTEM INFORMASI MENGGUNAKAN FRAMEWORK COBIT 4.1 PADA E-LEARNING UNISNU JEPARA

ABSTRAK 

Perkembangan teknologi saat ini tak bisa dibendung lagi. Kemajuan disetiap bidang tak lepas dari teknologi sebagai penunjangnya, terutama teknologi informasi. Akan tetapi hal tersebut harus dimbangi dengan adanya sebuah evaluasi atau audit terhadap sistem informasi sehingga ancaman atau kerugian dapat dihindari ataupun dicegah. Penelitian ini bertujuan mengetahui sejauh mana kinerja sistem informasi pembelajaran yaitu e-learning sebagai layanan publik yang telah diterapkan pada UNISNU Jepara dan memberikan  rekomendasi tata kelola perbaikan setelah mengetahui kesenjangan antara tatakelola saat ini dengan tatakelola yang diharapkan sesuai dengan framework yang digunakan. Framework  yang digunakan dalam penelitian ini adalah COBIT versi 4.1 khusus pada domain Deliver and Support (DS). Teknik pengumpulan datanya dilakukan dengan wawancara dan kuisioner dengan narasumber yang telah ditentukan sesuai dengan domain dan Control Objective yang digunakan. Metode analisis data dilakukan beberapa tahap, yaitu penentuan domain, penentuan proses kontrol, penentuan indikator dan pemetaan tingkatkematangan. Hasil dari penelitian ini adalah untuk mengetahui tingkat kematangan (maturity level) pada implementasi e-learning UNISNU Jepara khusus pada Domain DS, yaitu berada pada level 4 yang berarti sudah terukur dan terintegrasi antar proses yang berlangsung. Dan analisa GAP antara kondisi yang diharapkan dengan kondisi saat ini rata-rata sebesar 0,6.

1. PENDAHULUAN 

Peran teknologi informasi maupun sistem informasi bagi dunia pendidikan sangatlah penting terutama di perguruan tinggi, hal ini menyebabkan peran teknologi informasi agar selaras dengan  investasi yang telah dikeluarkan, sehingga dibutuhkan perencanaan yang matang serta implementasi yang optimal [1]. 

Universitas Islam Nahdlatul Ulama Jepara telah  mengaplikasikan sistem pembelajaran berbasis elearning sejak tahun 2015. e-learning merupakan  aplikasi  pembelajaran  berbasis  web yang tersedia untuk Dosen dan Mahasiswa yang memilki akun pada SIAkad, dalam e-learning dosen dapat  memberikan tugas kepada Mahasiswa di kelasnya dan Mahasiswa dapat melihat seluruh tugas yang diberikan. Dosen juga dapat melakukan penilaian terhadap tugas yang dikerjakan oleh mahasiswa melalui e-learning. e- learning dirancang untuk membantu Dosen membuat dan mengumpulkan  tugas tanpa kertas. Mahasiswa dapat melacak setiap tugas yang hampir mendekati batas waktu pengumpulan di laman Tugas. Dosen dapat melihat dengan cepatsiapa saja yang belum menyelesaikan tugas, serta memberikan masukan dan nilai langsung di e-learning. 

Pemanfaatan teknologi informasi di perguruan tinggi juga harus didukung oleh IT Governance    yang merupakan faktor penting dalam  pemanfaatan   teknologi  informasi.  Salah satu  cara  yang  dapat diterapkan untuk mewujudkan IT Governance yang baik adalah dengan melakukan  audit sistem informasi. Audit sistem informasi merupakan proses pengujian terhadap infrastruktur teknologi informasi untuk mengetahui  apakah  sistem  yang  sedang digunakan  dan  berjalan  dapat  menjamin keamanan aset yang dimiliki, integritas data, dan efektifitas  operasi  dalam  mencapai  tujuan  yang telah ditetapkan[2]. 

ITGI (IT Governance Institute) menyatakan bahwa IT Governance mengintegrasikan dan menginstitusikan praktek yang  baik  untuk  memastikan  bahwa  TI mendukung tujuan usaha. IT Governance memungkinkan perusahaan untuk mengambil keuntungan penuh dari informasinya, sehingga memaksimalkan keuntungan, memanfaatkan peluang dan mendapatkan keuntungan kompetitif [3].

2. LANDASAN TEORI 

Audit sistem informasi merupakan proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti untuk menentukan apakah sistem informasi ela menetapkan   dan  menerapkan   sistem pengendalian intern yang memadai, semua aset dilindungi dengan baik dan tidak disalahgunakan serta terjaminnya integritas data, keandalan serta efektifitas dan efisiensi penyelenggaraan sistem informasi  berbasis komputer  [4]. Adapun tools yang dapat kita gunakan untuk audit sistem informasi adalah menggunakan kerangka kerja COBIT. Konsep    kerangka    kerja   COBIT   dapat dilihat dari tiga sudut pandang, yaitu (1) kriteria informasi  (information  criteria),  (2) sumberdaya TI (IT resources), dan (3) proses TI (IT processes)[5]. Ketiga sudut pandang tersebut dapat digambarkan  dalam kubus COBIT Gambar 1. :

Dalam kerangka kerja sebelumnya, domain diidentifikasikan dengan memakai susunan manajemen yang akan digunakan dalam kegiatan harian organisasi. Kemudian empat domain yang lebih luas diidentifikasikan menjadi 4 domain utama, yaitu : 

 1) Planning and Organization (PO) 

Domain ini mencakup strategi dan taktik, dan perhatian    atas   identifikasi    bagaimana    TI secara maksimal dapat berkontribusi dalam pencapaian  tujuan bisnis. Selain itu, realisasi dari visi strategis perlu direncanakan, dikomunikasikan, dan dikelola untuk berbagai perspektif yang berbeda. Terakhir, sebuah pengorganisasian yang baik serta infrastruktur teknologi harus di tempatkan di tempat yang semestinya 

2) Acquisition and Implementation (AI) 

Untuk merealisasikan strategi TI, solusi TI perlu diidentifikasi, dikembangkan atau diperoleh, serta diimplementasikan, dan terintegrasi ke dalam proses bisnis. Selain itu, perubahan serta pemeliharaan sistem yang ada harus di cakup dalam domain ini untuk memastikan bahwa siklus hidup akan terus berlangsung untuk sistem ini. 

3) Delivery and Support (DS) 

Domain ini memberikan fokus utama pada aspek penyampaian/pengiriman dari TI. Domain ini mencakup area-area seperti pengoperasian aplikasi-aplikasi dalam sistem TI dan hasilnya, dan juga, proses dukungan yang memungkinkan pengoperasian sistem TI tersebut dengan efektif dan efisien. Proses dukungan ini termasuk isu/masalah keamanan dan juga pelatihan. 

4) Monitoring and Evaluation (ME) 

Semua proses IT perlu dinilai secara teratur sepanjang waktu untuk menjaga kualitas dan pemenuhan atas syarat  pengendalian. Domain ini menunjuk pada perlunya pengawasan manajemen atas proses pengendalian dalam organisasi serta penilaian independen yang dilakukan baik auditor internal maupun eksternal atau diperoleh dari sumber-sumber alternatif lainnya. 

Pengukuran tingkat kematangan diatur pada COBIT untuk tingkat manajemen dan memungkinkan para manajer mengeahui bagaimana pengellaan dan proses-proses IT di organisasi tersebut sehingga bisa diketahui pada tingkatan mana pengelolaannya. Model kematangan (maturity model) pada COBIT merupakan alat yang digunakan untuk mengukur seberapa baik proses pengelolaan TI yang berhubungan dengan kontrol internal IT yang juga berkaitan dengan tujuan bisnis organisasi [6]. Tingkat kemampuan pengelolaan teknologi informasi pada skala maturity dibagi menjadi 6 level, yaitu [5]:

 1) Level o (non- existent) 

Perusahaan tidak mengetahui sama sekali proses teknologi informasi di perusahaannya   

2) Level 1 (initial level) 

Pada level ini, organisasi pada umumnya tidak menyediakan lingkungan yang stabil untuk mengembangkan suatu produk baru. Pengembangan sistem sangat tergantung pada satu individu sebagai keahlian perorangan dan belum sepenuhnya diakui sebagai kebutuhan perusahaan. 

3) Level 2 (repeatable level) 

Pada level ini, kebijakan untuk mengatur pengembangan suatu proyek dan prosedur dalam mengimplementasikan kebijakan tersebut telah ditetapkan.  

4) Level 3 (Defined level) 

Pada level ini, proses standar dalam pengembangan suatu produk baru didokumentasikan, proses ini didasari pada proses pengembangan produk yang telah diintegrasikan.  

5) Level 4 (managed level) 

Pada level ini, organisasi membuat suatu matrik untuk suatu produk, proses dan pengukuran hasil. Proyek mempunyai kontrol terhadap produk dan proses untuk mengurangi variasi kinerja proses sehingga terdapat batasan yang dapat diterima.  

6) Level 5 (optimized level) 

Pada level ini, seluruh organisasi difokuskan pada proses peningkatan secara terus-menerus. Teknologi informasi sudah digunakan terintegrasi untuk otomatisasi proses kerja dalam perusahaan, meningkatkan kualitas, efektifitas, serta kemampuan beradaptasi perusahaan.

3. METODE PENELITIAN 

 3.1 Metode Pengumpulan data 

Adapun langkah-langkah pengumpulan data adalah sebagai berikut : 

 1) Observasi 

Merupakan metode pengumpulan data yang dilakukan dengan cara mengamati secara langsung kegiatan yang dilakukan di tempat penelitian untuk mendapatkan gambaran yang relevan dengan masalah dan tujuan penelitian. Pengumpulan data dilakukan di Universitas Islam Nahdlatul Ulam Jepara, seperti melihat bagaimana implementasi e-learning sehingga menemukan keadaan yang sebenarnya di lapangan. 

2) Kuesioner 

Kuesioner dilakukan dengan menyebarkan angket yang akan disebarkan kepada sejumlah responden. Adapun responden yang menjadi sasaran dalam Proses audit sistem informasi e-learning adalah Kepala UPT Pusat Data dan Pengembangan IT, Dosen, dan Mahasiswa 

3) Wawancara 

Merupakan sebuah proses memperoleh keterangan dengan cara tanya jawab sambil bertatap muka antara pewawancara dengan responden atau orang yang diwawancarai, dengan atau tanpa menggunakan pedoman wawancara. Wawancara dilakukan dengan tujuan mendapatkan informasi sebagai pendukung hasil kuesioner. Wawancara digunakan untuk menangkap informasi lebih lengkap mengenai masalah yang diteliti yang tidak terjaring melalui kuesioner. 

4. HASIL DAN PEMBAHASAN 

 4.1 Tata Kelola IT Pada E-learning UNISNU 

Pengelolaan IT di UNISNU Jepara ini berada pada UPT Pusat Data dan IT. UPT Pusat Data dan IT mempunyai wewenang untuk menyediakan hal-hal yang berkaitan dalam pelayanan sistem informasi untuk mendukung kegiatan di lingkungan UNISNU termasuk di dalamnya e-learning. Keberadaan elearning dalam proses kegiatan mengajar sangat membantu sekali karena disitu kita dapat berinteraksi aktif antara mahasiswa dan dosen. Akan tetapi keberadaan e-learning ini patut di audit agar keberlanjutan prosesnya bisa berjalan secara efektif. 

 4.2 Analisis Maturity Level 

 Kondisi kemampuan tata kelola TI saat ini dari e-learning UNISNU dapat diidentifikasi melalui analisis tingkat kematangan yang mengacu pada tingkat kematangan COBIT khususnya domain deliver and support. Analisis tingkat kematangan dapat diperoleh dari penyebaran kuesioner. Adapun jumlah responden pada penelitian ini sejumlah 37 orang. Rekapitulasi hasil kuesioner terlihat pada Tabel 1. :

Secara umum, setelah dilakukan proses penghitungan    pada   tujuh   proses   dalam   domain deliver and support, 4 proses mempunyai tingkat kematangan  4 (managed  and measurable)  dan 3 proses lainnya  mempunyai tingkat kematangan 3 (defined   process)   seperti   terdeskripsikan   pada tabel 2. 

Dari tabel 2 terlihat bahwa secara umum, tingkat kematangan implementasi e-learning UNISNU khususnya pada domain deliver and support berada   pada tingkat 4 (managed and measurable). Hal ini berarti bahwa kegiatan atau standar yang berkaitan dengan implementasi e- learning   UNISNU       telah   diterapkan   secara formal dan saling terintegrasi. Serta terdapat pula indikator   sebagai   pengukur   kemajuan   kinerja secara kuantitatif bagi pihak managemen. Lalu terdapat perbaikan yang konstan terhadap proses yang   ada.   Namun   penggunan   otomasi   masih terbatas pada proses tertentu. 

4.3 Analisis GAP Maturity Level 

Target  atau  harapan  kematangan  proses tata  kelola  teknologi  informasi  merupakan kondisi ideal tingkat kematangan proses yang diharapkan,   yang   akan   menjadi   acuan   dalam model  tata  kelola  TI  e-learning  UNISNU  yang akan dikembangkan. Target atau harapan kematangan     proses     tata     kelola     teknologi informasi dapat ditentukan dengan melihat lingkungan  internal  bisnis  UNISNU  seperti  visi dan  misi,  tujuan  universitas  maka  dapat ditetapkan bahwa untuk dapat mendukung pencapaian tujuan UNISNU maka tingkat kematangan   yang   dilakukan   harus   ada   pada tingkat   5  (optimised)   pada  proses  DS  3  dan tingkat 4 pada proses DS 5, DS 7, DS 9, DS 10, DS 11, dan DS 13. Adapun nilai GAP maturity level dapat dilihat pada tabel 3. 

Berdasarkan  paparan  diatas,  maka dibuatlah   rekomendasi   berupa   pengelolaan   IT yang   lebih   intensif   terhadap   penggunaan   e- learning. Selain itu, perlu diadakan sosialisasi maupun  pelatihan  terhadap  penggunaan  e- learning  agar  penggunaan  nya  bisa  lebih maksimal. Pihak  managemen  UPT  Pusat  Data dan IT juga harus berkomitmen  terhadap tingkat keamanan dan pengelolaan prosesproses yang sudah cukup baik   ini agar terus ditingkatkan. Peningkatan tingkat kematangan juga harus dilakukan sesuai dengan standar COBIT agar UNISNU dapat menerapkan pengelolaan IT yang baik (Good Governance). 

5. KESIMPULAN 

Berdasarkan  penelitian  yang  telah dilakukan,  maka  dapat  diambil  kesimpulan sebagai berikut : 

 1) Proses   audit   sistem   informasi   terhadap   e- learning yang berjalan di UNISNU Jepara dilakukan menggunakan standar framework COBIT  4.1 khusus  pada domain  deliver  and support (DS) khusus pada proses DS 3, DS 5, DS 7, DS 9, DS 10, DS 11, DS 13. 2) Hasil   tingkat   kematangan   (maturity   level) pada    implementasi     e-learning     UNISNU Jepara  khusus  pada  domain  DS berada  pada level   4   yang   berarti   sudah   terukur   dan terintegrasi antar proses yang berlangsung Analisa GAP antara kondisi yang diharapkan dengan  kondisi  saat  ini  rata-rata  adalah  0,6 dengan rekomendasi perbaikannya ditekankan pada    peningkatan    keamanan    sistem    dan memberikan   pelatihan   dan  sosialisasi   yang lebih intens agar keberalangsungan  e-learning dapat maksimal. 

DAFTAR PUSTAKA 

[1] Wardani, S and Puspitasari, M. 2014. “Audit Tata Kelola Teknologi Informasi Mengunakan   Framework   Cobit Dengan Model Maturity Level (Studi Kasus Fakultas ABC)”.  Jurnal. Teknologi. volume 07. 38–46. 

[2] Gustiarni, I., and Putra, S. A., Murahartawaty “Pengembangan Aplikasi e-university : Sistem Infromasi Pengelolaan Audit Teknologi Informasi Berbasis Risiko Menggunakan  Framework  COBIT  Versi 4.1”. 

[3] Ron, W. (1999). EDP Auditing-Conceptual Foundatins And Practice. USA. Mc Graw- Hill, Inc,  [4] Wahono, B, B. 2015. “Peningkatan Layanan Sistem Informasi Kesehatan (Studi Kasus Dinas Kesehatan Kabupaten Jepara)”. SIMETRIS, volume 6, 1, 101–110. 

[5] I. G. Institute. (2007). COBIT Ver. 4.1 : Framework, Control Objectives, Management Guidelines, Maturity Models. Rolling Meadow. 

[6] Supradono,  B. 2011. “Tingkat  Kematangan Tata  Kelola  Teknologi  Informasi  (IT Governance) Pada Layanan Dan Dukungan  Teknologi  Informasi  (Kasus : Perguruan Tinggi Swasta Di Kota Semarang)” vol. 11.